Kod naručivanja usluga u Istra Pilotu, potrebno je pridržavati se sljedećih procedura:

1. Ispuniti i dostaviti Istra Pilotu Pre-arrival pilot information card najkasnije 24 sata prije dolaska broda, koji sadrži sve relevantne podatke koje su peljaru potrebne. Na temelju prijavljenih podataka, vremenskih prilika, pozicije priveza, ispravnosti brodskih strojeva i uređaja, peljar sugerira broj potrebnih remorkera (sukladno Odluci LK Pula o korištenju remorkera u rubrici Obrasci i dokumenti).

2. Najranije 2 sata prije dolaska broda, telefonski obavijestiti dežurnog peljara o točnom vremenu dolaska (POB). Mjesečni raspored dežurstva peljara nalazi se na početnoj stranici.

3. Prije dolaska broda potrebno je ispuniti, ovjeriti i poslati Izjavu o plovidbi, koja mora sadržavati podatke za što se brod koristi, na koji period se Izjava odnosi, kao i točnu adresu platitelja. Rubrike su točno propisane poreznim propisima, te je potrebno koristiti formular Izjave o plovidbi koja se nalazi u rubrici Obrasci i dokumenti.