Najkasnije u roku od 1 dana od odlaska broda, Istra Pilotu je potrebno dostaviti sljedeće dokumente: Notice of arrival (NOA) ili Notice of departure (NOD), ISPS te Carinski manifest ako postoji. Ukoliko se u navedenom roku ne dostave potrebni dokumenti, faktura će se ispostaviti sa obračunatim PDV-om.